Repère 01
Décrivez une journée réelle.
Quelles informations recevez-vous ? Où les recopiez-vous ? Quels échanges ou tâches se répètent ? Un exemple récent est plus utile qu’une liste d’outils souhaités.
« Une demande arrive par email, puis je recopie les coordonnées dans deux fichiers. »
Repère 02
Choisissez un problème prioritaire.
Quel blocage prend du temps, provoque des erreurs ou freine vos clients ? Précisez sa fréquence et les personnes concernées.
« Nous recherchons chaque jour le statut des dossiers dans les messages. »
Repère 03
Listez vos outils et vos données.
Indiquez les logiciels déjà utilisés, les documents disponibles et les accès nécessaires. La faisabilité des connexions sera vérifiée au cadrage.
« Nous utilisons un tableur, une boîte email et un logiciel de facturation. »
Repère 04
Définissez un résultat observable.
Par exemple : retrouver une fiche client en un endroit, suivre une commande ou éviter une ressaisie. Les gains attendus restent des hypothèses à mesurer.
« À la fin du parcours, chacun retrouve le statut et la prochaine action du dossier. »
Repère 05
Préparez les contraintes.
Budget, date souhaitée, confidentialité, personnes qui valident et coûts récurrents : ces éléments permettent de choisir un périmètre réaliste.
« Deux personnes valident ; nous souhaitons commencer par le suivi des demandes. »